Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma obowiązkami, które w przypadku wielu mikro i małych przedsiębiorstw prowadzą właściciele. Aby ułatwić sobie zarządzanie księgowością firmy, warto skorzystać z gotowych narzędzi. Jednym z nich jest mała księgowość online wfirma.pl. Jak to działa? Do jakich funkcji otrzymamy dostęp, korzystając z tej aplikacji?

Mała księgowość online

Mała księgowość to aplikacja należąca do platformy ECR wfirma.pl. Dzięki niej przedsiębiorcy otrzymują dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów oraz funkcji na wyciągnięcie ręki. Bez względu na to, gdzie się znajdują oraz z jakiego urządzenia korzystają, są w stanie sprawdzić bieżącą sytuację firmy i dopełnić wszelkich formalności. Jest to możliwe dzięki chmurowym rozwiązaniom wprowadzonym przez wfirma.pl. Aby uzyskać dostęp do małej księgowości, wystarczy przejść na stronę logowania do serwisu i wpisać odpowiednie dane. Warto zaznaczyć, że zarówno rejestracja konta, jak i późniejsze logowania są możliwe za pomocą konta Facebook lub Google. W przypadku nowych użytkowników po wybraniu jednej z tych opcji wystarczy podać NIP oraz zaakceptować regulamin. Nie ulega wątpliwości, że jest to lepsze rozwiązanie niż w przypadku programów do instalowania, jak na przykład Mała Księgowość Rzeczpospolita.

W przypadku programów komputerowych istnieje ryzyko utraty danych. Przechowywanie informacji w profesjonalnych serwerowniach gwarantuje ich bezpieczeństwo oraz swobodny dostęp pod warunkiem posiadania uprawnień administratora. Ponadto programy komputerowe wiążą się z ograniczeniami korzystania z bazy danych z innego urządzenia znajdującego się z dala od sieci lokalnej, do której podpięte jest główne urządzenie. Wykupując pakiet mała księgowość online wfirma.pl, przedsiębiorca otrzymuje możliwość dodanie nielimitowanej liczby użytkowników, firm oraz wystawiania dokumentów bez ograniczeń. Natomiast rozwiązanie proponowane przez Rzeczpospolitą umożliwia prowadzenie księgowości w więcej niż 1 firmie dopiero przy zakupie najdroższego pakietu. Z kolei praca na kilku komputerach jest dopuszczalna jedynie, kiedy podpięte są do tej samej sieci lokalnej.

Oprogramowanie mała księgowość online to swobodny dostęp do ważnych informacji z każdego miejsca. Nie trzeba pamiętać o noszeniu ze sobą wszędzie służbowego laptopa. Nie ma drugiego tak dobrego i wielofunkcyjnego rozwiązania. – właściciel sklepu odzieżowego, klient wfirma.pl.

KPiR w małej księgowości online dla małych i mikro przedsiębiorców

Mała księgowość online gwarantuje dostęp do niezbędnych funkcji bez względu na formę opodatkowania przedsiębiorstwa. Jeżeli jesteśmy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), program umożliwi nam prowadzenie jej w sposób rzetelny, niewadliwy oraz dopasowany do potrzeb. KPiR musi być prowadzona na podstawie dowodów księgowych. Przykładowo informacje zawarte w fakturze VAT lub rachunku będą musiały znaleźć się w kolejnych kolumnach księgi przychodów i rozchodów. Miejsce, w którym możemy dodać niezbędne informacje w systemie małej księgowości online wfirma.pl, znajduje się w sekcji “Ewidencje”. Następnie z rozwijanego menu po lewej stronie należy wybrać zakładkę “KPiR”.
mała księgowość online
Po przejściu do zakładki “KPiR” oraz kliknięciu symbolu plusa na zielonym tle, czyli dodaj wpis, otworzy się okno dialogowe. Aby przejść dalej, musimy wybrać dane kontrahenta, wpisać numer dowodu oraz datę jego powstania. Dla ułatwienia identyfikacji zdarzenia możemy uwzględnić również jego opis, a także uwagi. Poniżej znajdziemy rubryki zawierające najważniejsze informacje dotyczące przychodów i wydatków. Bez nich prawidłowe odnotowanie wpisu w KPiR będzie niemożliwe. Są to: sprzedaż towarów i usług, pozostałe przychody, zakup towarów handlowych i usług, koszty ubezpieczenia zakupu, wynagrodzenie w gotówce i pozostałe wydatki. Ostatnia kolumna BR dotyczy działalności badawczo-rozwojowej. Zwróćmy uwagę, że w razie potrzeby możemy dodać również plik, na przykład ze skanem faktury lub rachunku.

Jednak pamiętajmy, że dodanie wpisu do KPiR jest możliwe pod warunkiem wprowadzenia do systemu kontrahenta lub pobrania jego danych z GUS. Aby dodać dane kontrahenta z bazy GUS, wystarczy wpisać identyfikator NIP.
Jeżeli zdecydujemy się na ręczne dodanie danych, w sekcji “Dane firmy” musimy wprowadzić jego nazwę, właściwy identyfikator podatkowy, adres e-mail oraz adres siedziby i opcjonalnie korespondencji. “Dodatkowe informacje” to sekcja, w której możemy dodać dane kontaktowe kontrahenta oraz numer konta bankowego.

Z kolei w sekcji “Faktury” uwzględnia się numer konta, metody płatności, ewentualne rabaty, terminy płatności. Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość ustawienia przypomnienia o niezapłaconych fakturach. Dzięki temu możemy uniknąć problemów z zaległymi płatnościami, a tym samym kontrolować swoją płynność finansową.

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych informacji dokumenty informujące o przychodzie lub wydatkach pokażą nam się w formie listy. Zaznaczając wybrane pozycje, możemy wygenerować i pobrać dokument JPK PKPiR lub go wydrukować. Warto zaznaczyć, że jest to możliwe wyłącznie po dodaniu danych Urzędu Skarbowego.

Ewidencja przychodów w małej księgowości online

Na górze interfejsu znajduje się również sekcja “Przychody”. Jeżeli do niej przejdziemy, uzyskamy możliwość dokumentowania przychodów przedsiębiorstwa z podziałem na sprzedaż, dokumenty wystawiane pro forma, inne źródła zysków, zamówienia pochodzące z platformy Allegro, faktury i dowody wewnętrzne. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na zakładkę “Windykacja”, która umożliwi nam prowadzenie dokumentacji dotyczącej dłużników oraz ich wierzytelności.

Jeżeli mamy problem z nieterminowymi płatnościami kontrahentów, ta zakładka może nam się szczególnie przydać. Dzięki niej będziemy mieli kontrolę nad wierzytelnościami oraz uzyskamy niezbędne porady. Możemy liczyć między innymi na przypomnienie dotyczące możliwości skorzystania z ulg na złe długi i odzyskania należnego podatku VAT z tytułu płatności przeterminowanych o co najmniej 90 dni.
Jednak wróćmy do ewidencji przychodów. Warto zwrócić uwagę na zakładkę “Sprzedaż”, w której możemy wystawić takie dokumenty jak: fakturę VAT, fakturę zaliczkową lub końcową, paragon niefiskalny lub fiskalny, a także notę księgową.
mała księgowość onlineJeżeli zdecydujemy się wystawić fakturę VAT, wystarczy kilka kliknięć, aby dokument został automatycznie uzupełniony i wygenerowany. W sekcji “Podstawowe informacje” do naszych obowiązków należy wybranie kontrahenta z listy, uzupełnienie daty wystawienia dokumentu, sprzedaży i płatności, oznaczenie, czy kontrahent zapłacił za towar oraz uzupełnienie informacji o sprzedanych produktach.

Następnie w części “Księgowe” możemy automatycznie zaksięgować dokument do KPiR i VAT, jednego z rejestrów lub całkowicie zrezygnować z uwzględnienia go w rozliczeniu. Należy również zwrócić uwagę na możliwość zaznaczenia opcji “Faktura do paragonu”. Od 1 stycznia 2020 roku jest to dozwolone wyłącznie, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy.
Natomiast w zakładce “Zaawansowane” możemy ustawić walutę rachunku, język, szablon wydruku, a także automatyczne odliczenie ilości sprzedanego produktu od stanu magazynu.

Po zatwierdzeniu uzupełnionych informacji faktura pojawi się w spisie dokumentów sprzedaży. Jeżeli zaznaczymy wybrane pozycje, możemy je rozliczyć z nabywcą lub dostawcą, zaksięgować, wyksięgować, korygować, wysyłać do kontrahentów (wiadomość e-mail, SMS, Pocztą Polską), wydrukować, a także wygenerować dokument JPK VAT.
Zwróćmy również uwagę na sekcję “Pro formy”. W tym miejscu możemy wystawiać zamówienia, czyli faktury pro forma spełniające funkcję zabezpieczenia oraz potwierdzenia zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy. Drugim dokumentem są oferty, które nie podlegają księgowaniu.
Na podstawie zamówień oraz ofert możemy wystawić dokumenty księgowe, o czym informuje nas ekspert po przejściu do właściwej sekcji. Nie ulega wątpliwości, że podpowiedzi specjalistów znajdujące się na podstronach małej księgowości online są niezwykle pomocne. Dzięki nim narzędzie jest zrozumiałe zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych przedsiębiorców.

Rozwiązanie problemu: księgowanie faktury do paragonu

Przepisy podatkowe podlegają ciągłym zmianom. Nic więc dziwnego, że czasami pojawiają się problemy z zapamiętaniem wszystkich regulacji. Dlatego też w małej księgowości online wfirma.pl możemy liczyć na fachową pomoc ekspertów, przechodząc do kolejnych działów lub zgłaszając się do odpowiedniej osoby przez kliknięcie symbolu pytajnika na niebieskim tle.

Jednym z problemów i pytań, jakie mogą pojawić podczas zarządzania księgowością, brzmi: jak księgować faktury wystawione do paragonów? Jeżeli zdecydujemy się na automatyczne wystawienie faktury do paragonu, mamy obowiązek zaksięgowania jej do rejestru VAT i ewidencji przychodów. Dokument ten musi znaleźć się w pliku JPK_VAT. Jednocześnie sprzedaż nie może się dublować. Dlatego też zostaniemy zobowiązani do pomniejszenia okresowego raportu fiskalnego o kwotę zaksięgowaną z tytułu faktury do paragonu. W tym celu należy przejść do EWIDENCJE/ REJESTR VAT. Następnie pod listą dokumentów zaznaczyć filtr “rodzaj: faktura do paragonu”). W tym momencie wyświetli się lista faktur oraz ich wartość, którą należy odliczyć od okresowego raportu fiskalnego. System małej księgowości online jest przystosowany do rozliczeń transakcji oraz przygotowywania dokumentów do raportów kasowych.

Wydatki i ewidencja przebiegu pojazdu

Oprogramowanie mała księgowość online uwzględnia również sekcje “Wydatki”, w której znajduje się zakładka “Księgowanie”. Przechodząc do niej, możemy dodać takie dokumenty jak: Faktura VAT, Faktura (bez VAT), Dowód wewnętrzny lub na podstawie dodanego pliku.
mała księgowość online

Dodając fakturę VAT musimy uwzględnić podstawowe informacje takie jak: data wystawienia i odbioru dokumentu, termin płatności, a także numer dokumentu. Następnie należy określić rodzaj wydatku na przykład: zakup paliwa do pojazdu, leasing lub dzierżawa samochodu, koszty mediów i usług telekomunikacyjnych, zakup towarów handlowych oraz materiałów do produkcji. Po zatwierdzeniu dokumentu możemy bez problemu go rozliczyć, zapłacić, wydrukować, przekazać do banku lub split payment, a także wystawić odpowiedni dokument.

Prowadzenie ewidencji przebiegu przejazdu jest niezbędne w celu rozliczania VAT samochodów prywatnych i firmowych. Dlatego też w sekcji “Wydatki” znajdziemy również zakładkę odpowiadającą za kilometrówki. Aby rozliczyć dany pojazd, należy uwzględnić go w ewidencji środków trwałych lub pojazdów oraz zdefiniować trasy. Definicja tras polega na wprowadzeniu krótkiego opisu i odległości.
Jeśli to zrobimy, wówczas możemy dodać wpis o przebiegu samochodu. Zostaniemy zobowiązani do uwzględnienia: pojazdu, daty i celu podróży, trasy, dystansu oraz przebiegu trasy. Po zatwierdzeniu wpis zostanie uwzględniony w ewidencji.

Ewidencja środków trwałych, wyposażenia

Jak zostało wspomniane, aby dodać wydatek związany z zakupem paliwa lub leasingiem, musimy wprowadzić do ewidencji odpowiedni pojazd. Jeżeli samochód nie jest środkiem trwałym firmy, wówczas możemy to zrobić, przechodząc kolejno EWIDENCJE/ POJAZDY/ DODAJ POJAZD. Po pojawieniu się okna należy wpisać takie informacje jak: nazwa numer rejestracyjny, typ, forma własności i sposób używania. Jak widać poniżej, na podstawie podanych przez nas informacji system wyznaczy wartość odliczenia VAT oraz koszt w KPiR.

Jeżeli samochód zalicza się do środków trwałych przedsiębiorstwa, wówczas należy przejść do EWIDENCJI/ ŚRODKI TRWAŁE. Wprowadzając środek trwały, musimy uwzględnić przede wszystkim jego nazwę, dokument zakupu, datę nabycia i wprowadzenia, wartość początkową, numer rejestracyjny, metodę amortyzacji oraz określić kategorię. W naszym przypadku będzie to samochód osobowy ze stawką amortyzacji 20.0.

Warto zaznaczyć, że w zakładce “Środki trwałe” możemy uwzględnić również wartość niematerialną i prawną. W takiej sytuacji proces przebiega w taki sam sposób jak ten opisany powyżej. Po dodaniu kolejnych pozycji otrzymamy listę środków trwałych, którymi dysponuje nasza firma.

Jeżeli jesteśmy już w sekcji Ewidencje, warto zajrzeć do zakładki “Wyposażenie”. W tym miejscu możemy dodać przedmioty, które znajdują się na wyposażeniu biura. Aby dodać konkretną pozycję, wystarczy kliknąć symbol “dodaj” i wpisać podstawowe dane dotyczące wyposażenia. Wśród nich należy uwzględnić: nazwę, numer dokumentu, datę nabycia, numer wpisu w KPiR oraz wartość początkową. Po zatwierdzeniu wpisu trafi on na listę zawierającą wszystkie wprowadzone przez nas przedmioty wchodzące w skład wyposażenia.

Dostarczanie deklaracji i raportów JPK

Jedną z najważniejszych zalet oprogramowania mała księgowość online jest pełna integracja z Ministerstwem Finansów oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Dzięki temu mamy możliwość przesyłania wszystkich ważnych dokumentów z poziomu narzędzia, bez konieczności korzystania z innych stron lub aplikacji. W ten sposób możemy dostarczyć raporty JPK bezpośrednio do MF, natomiast deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS-u.

Podsumowanie małej księgowości online wfirma.pl

Mała księgowość online wfirma.pl gwarantuje nam dostęp do wszystkich funkcji, które są niezbędne w zarządzaniu księgowością własnej firmy. W przypadku problemów zawsze możemy skorzystać z porad ekspertów księgowych oraz kadrowych. Nie poniesiemy za to żadnych dodatkowych kosztów, a w zamian zyskamy kontrolę nad własnym przedsiębiorstwem oraz finansami. Nie musimy zatrudniać dodatkowego pracownika na stanowisku księgowego lub korzystać z płatnych usług freelancerów. Warto również zwrócić uwagę na możliwość zarządzania kontaktami, planowania spotkań, zlecenia nowych zadań za pomocą sekcji CRM. Na koniec przytoczmy opinie jednego z klientów, która podkreśla to, co najważniejsze w platformie wfirma.pl.

– Korzystanie z małej księgowości online jest intuicyjne. W razie problemów na każdym kroku można liczyć na pomoc ekspertów oraz podpowiedzi ze strony serwisów. Jako właścicielka małego przedsiębiorstwa mogę z czystym sumieniem polecić je przedsiębiorcom, którym zależy na swobodnym dostępie do danych i przystępnym zarządzaniu księgowością – mówi właścicielka składu z materiałami budowlanymi, klientka wfirma.pl